Dipl.-Ing. Thomas Hack
Von Papier zum elektronische Dokument
Projekt bei einem Automobilkonzern
Für eine Anzahl von Tochtergesellschaften eines deutschen Automobilkonzerns sollten im In- und Ausland die Verarbeitung von klassischen Rechnungen optimiert werden. Die damaligen Ist-Prozesse waren geprägt von manueller Erfassung, Genehmigungsprozessen mit der Hauspost und klassischer Dokumentenarchivierung.
Der IT-Dienstleister setzte ein Projekt auf, um Prozesskosten und Durchlaufzeiten zu reduzieren. Der Prozess sieht jetzt folgendermaßen aus:
- Rechnungserfassung
- Posteingang,
- Scannen der Papiere, (dedizierte Scanner oder auch ext. Dienstleister)
- OCR-Prozess: Erkennen und interpretieren der Rechnung, korrigieren und validieren, optimieren des Erkennungsprozesses
- Transfer der Daten an die SAP Eingangsverarbeitung und die SAP-Archivierung
- Prüfen und nachbearbeiten mit Daten aus SAP-Bestellwesen
- Workflow, mehrstufige Autorisierung, Einbeziehung von Wareneingang, Einkauf, und QM
- Handling von Ausnahmezuständen: falsche Preise, falsche Mengen, falsche Referenzen
- Automatisches und halbautomatisches Buchen in FI.
Ich war für den IT-Dienstleister Projektleiter. Zu meinen Aufgaben gehörten
- die Koordination der Hardwarebeschaffung (Scanner)
- Bereitstellung der Serverressourcen beim IT-Dienstleister
- Überwachung der Vorort-Projekte, Koordination der Aufgaben und der Teams (Tochtergesellschaft, Readsoft, Ebydos, IT-Dienstleister), Projektumfang und -ziele, Zeitplan. Projektherausforderungen waren die Migration und die Workflowdefinitionen.
- Aquise des Produktes bei weiteren Tochtergesellschaften